仕事や家事をスムーズに終わらせるスケジュール管理術＆おすすめアプリ
-
この記事をシェア
-
-
皆さんはスケジュールやタスクをどのように管理していますか。
アナログに手書きの手帳に書き込んでいる人、付箋を利用してタスク管理をしている人、スマホのアプリで管理している人、とスケジュール管理の方法はさまざまです。
しかし「予定を管理している」というより「予定に管理されている」ような状態になっていませんか。
それではせっかくのお気に入りの手帳や高機能なアプリがもったいないというものです。
本記事では、スケジュールやタスク管理のコツ、後半では特に便利なスケジュール管理アプリについて触れているのでぜひ最後まで読んでみてください。
画像 : 著者撮影
仕事や家事の予定に追われる毎日はもう嫌！
思いつく限りどんどん予定やタスクを詰めこむと、こんな気持ちになってしまいがちです。
「いついつまでにやる」とタスクを設定したけど結局終わらなかった。後ろに詰まっている予定があるからその予定を組み直さなければいけない。
でも今日はもう空いている時間がないから明日に回すしかない。と、立てたはずのスケジュールが結局無駄になってしまったことはありませんか。
こういったことが続いていると、スケジュールの管理自体が面倒くさくなってしまいます。
このようなことを防ぐために、余裕のあるスケジュール管理のコツを紹介します。
いつも以上に上手くいく！スケジュール管理4つのコツ！
スケジュール管理には、実はコツがあります。
賢く予定を組むことで、スケジュール倒れの心配を減らすことができるのです。
やるべきことは「いつまで」ではなく「いつから」で考えよう！
私達にとって、納期に追われるのは大きなストレスです。
それが例え小さな家事であっても、スケジュール帳を開いた時に「○○までに△△をする」と羅列されていたらたまったものではありません。
スケジュール帳を開くのが億劫になってしまいそうです。
それに、「いつまでにやる」という情報は頭の中でずっと残ってしまうので、関係のない時でもそのことが頭にちらついて作業の邪魔になったりします。
それを防ぐためには、「この日のこの時間にやる」と決定して予定に組み込んでしまうことです。
そうすれば、その時間になるまではそのことを気にする必要はありません。
今やるべきことだけに集中することができるのです。
あれもこれもはNG！大事なことには専念しよう！
「マルチタスク」という言葉があります。
これは「作業の同時進行」のことで「シングルタスク」と対になる言葉です。
マルチタスクができる人は有能だというイメージもあるでしょうが、こと作業効率に関して言えばマルチタスクはシンプルタスクよりも優れているとは限りません。
むしろ、ひとつのことに集中して取り組むシングルタスクの方が優れているとも言われています。
これは上で挙げた「関係ないことが頭にちらつく」という事ともつながります。
2つ3つと作業を並行していると、脳のリソースを分散させてしまうので効率が悪いというわけです。
スケジュールを立てる時点でマルチタスクになってしまっているのは良くありません。
時間を分散させ、そのぶん1つを効率よく終わらせることを心がけましょう。
外せないスケジュールがある場合は前後に他の予定を入れない！
会議や習い事など、動かせない、動かしたくないスケジュールの周りには他の予定を入れないようにしましょう。
スケジュールが必ず予定していた時刻通りに終わるとは限りませんし、何かしらの急なタスクが割り込んでくることも考えられます。
それに会議などは、延長されることも少なくないはずです。
ぎゅうぎゅう詰めで予定を組むと、結局ずるずると予定やタスクを先延ばしにすることになってしまいます。
大事な予定の前後には、1時間ずつほどは余裕を見ておくのがいいでしょう。
普段からやっていることにかかる時間は完璧に把握しよう
未知の作業であれば、所要時間は多めに見繕っておくのが基本ですが、頻繁に取り組む仕事や家事などは、実際にかかる時間が自分の中ではっきりしているはずです。
予想と実際にかかる時間に差が少なければ少ないほど、スケジュール管理は簡単に、楽しくなります。
なので、普段よくやることはしっかり所要時間を把握しておきましょう。5分単位くらいが目安でしょうか。
また未知の作業に関しては多めに時間をとっておき、実際にかかった時間をメモしておくようにしましょう。
何度も繰り返すことで、時間管理がしっかりできるようになっていくはずです。
3.スケジュール＆タスク管理ができるおすすめアプリ
アナログで手帳を利用してスケジュール管理をしている人も多いですが、アプリのスケジュール帳の便利なところはなんといっても通知機能でしょう。
通知を設定した時点で、その情報は忘れても良いのです。
ここでは、デザインやタスク管理など、おすすめのカレンダーアプリを3つ紹介します。
Lifebear
画像 : 著者撮影
「Lifebear」は、カレンダーアプリの中でもダウンロード数が多い人気アプリです。
「Lifebear」の特徴は、「カレンダー」「Todoリスト」「日記」の機能すべてを詰め込んだアプリだということです。
これひとつで、スケジュール管理はすべてできてしまいます。
またスタンプを貼り付けることも可能なので、紙の手帳をデコレーションするように自分好みのデザインにしたいという人にもおすすめです。
日記もきちんと記入することで、ライフログとしても優秀なアプリです。
Ucカレンダー
画像 : 著者撮影
「Ucカレンダー」はシンプルな使い勝手が魅力のアプリです。
あまりカレンダーアプリには多くの機能は求めない、多機能すぎると逆にどう使えばいいのか分からない、というシンプル派の人におすすめです。
シンプルですがとても綺麗なUIになっているので、とにかく見やすく予定管理をしたいという人は検討候補に入るでしょう。
GoogleカレンダーやiOSカレンダーとも連携できるので、それらで管理していた予定をすぐ「Ucカレンダー」で見ることができます。
mo.Today
「mo.Today」は有料のスケジュールアプリ。App Storeで120円で購入できます。
「mo.Today」は有料なだけあって、デザインが非常に美しく作られています。
スケジュールアプリは毎日開くものですから、綺麗なデザインなのはアプリを開くモチベーションになります。それだけでも予定の確認忘れや、やらずじまいが減るのではないでしょうか。
また「mo.Today」はカレンダーだけではなく、タスク管理、リマインダーの機能も備えています。
スケジュールと、タスクを同じ画面で見ることができるので予定やタスクの把握がしやすいです。
3回のタップで予定作成が完了するなど、ユーザビリティにも優れています。
有料とは言っても缶コーヒー1本分ですから、ぜひ試してみてください。
アプリを使ってもっと賢く自己管理（まとめ）
いかがでしたか。
アナログ手帳でスケジュール管理をするのも趣があって良いのですが、やはりアプリで管理するのが通知や繰り返し機能などが使えて効率的です。
アナログ手帳派の人も、未来の予定はアプリで管理して、日記はアナログで手書きで記入するなどしてみてはいかがでしょうか。
また、アプリ手帳派の人も、今回紹介したことを意識してスケジュールを組んでみてください。
ポイントは「脳のリソースをシングルタスクに集中させること」「通知を設定することでタスクを忘れ、頭をすっきりさせること」です。
まずは、クセが定着するとされるまでの2週間。意識して賢く自己管理をしてみてください。