仕事や家事が10倍早く終わる!究極のタスク管理術とおすすめアプリ3選!

仕事や家事が10倍早く終わる!究極のタスク管理術とおすすめアプリ3選!

ドットアップス編集部
最終更新日 2018/7/6 15:45
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2020/10/29 05:00

    目次

  1. タスク管理が苦手な人には共通点がある!?
  2. コツをつかめばこんなに簡単!デキる人のタスク管理術とは?
  3. 効率重視!タスク管理に使えるおすすめアプリ
  4. すぐに実感できる!効率アップのタスク管理術を試してみて

周りの知人で物事をテキパキ済ませてしまう人はいませんか?時間を効率的につかえて羨ましい限りです。しかし、それは生まれ持った才能などではありません。ちょっとしたコツとタスク管理アプリを駆使することで、不器用な人でも仕事や家事を早く終わらせることが可能です。

画像:著者撮影

 

タスク管理が苦手な人には共通点がある!?

仕事や家事など、やることが増えすぎて整理できない人には共通点があります。それは「タスク管理」がきちんとできているかどうかです。

目についた順番で片付けていませんか?

仕事や家事は終わりがありません。次から次としなければならないことが出てきます。ただし目についたことから終わらせているのは効率良いタスク管理とは言えないです。後からやるべきことを思い出し、うっかり忘れてしまうこともあります。現在の状況やタスクの処理速度を考えて優先順位をつけましょう。

次から次へと際限なく仕事をしていませんか?

1日は24時間です。さらに睡眠や食事などの時間もあるため、24時間フルで仕事に時間は費やせません。次から次へと仕事は湧いて出てくるものですが、焦って際限なく仕事をしていると過労で倒れてしまうでしょう。しかもそういうときに限って、たいして仕事は進んでいないものです。メリハリをつけて仕事に挑まなければなりません。

効率を重視しすぎてマルチタスクをこなそうとしていませんか?

1つの仕事にも待ちの期間が発生します。そんなとき別の仕事を行うマルチタスクが出来れば効率はアップするでしょう。きちんと処理できればそれが一番ですが、自分の許容限界を超えたマルチタスクはミスが増えます。あれこれと気を回さなければいけなくなり、1つのことに対する集中力も薄れます。マルチタスクは無理せず慣れた仕事以外は受けないようにしましょう。

予想と実際の作業スピードに差がある

タスクにも得意不得意があります。事務が得意な人もいれば家事が得意な人もいてそれぞれです。もちろん得意分野の作業スピードは早いですが、苦手だと遅くなります。この苦手な部分がポイントで、実際にどれくらい時間がかかるのかきちんと把握していないと、どんどん予定は先延ばしになります。初めてすることに関しては見積もりが甘くなりがちです。なるべく作業時間は多く見積もっておきましょう。

 

コツをつかめばこんなに簡単!デキる人のタスク管理術とは?

仕事や家事を10倍早く進めるコツは簡単です。一見難しいと感じるかもしれませんが、誰にでもできることなので知ったあと、すぐに試してみましょう。

大事な仕事は1日に2つまで!

優先順位をつけることはありますが、今日中にしなければならないほどの最優先タスクは多くありません。大事な仕事は1日2つ程度に抑えましょう。時間帯は集中力が高まる朝~昼と夕方~夜です。すべきことを明確にしておくと、それ以外の時間は他の仕事に割く余力が出てきます。中途半端に色々考えながら仕事をすると気が散って効率が悪く、ミスも多発するのでおすすめしません。

優先順位を明確にしよう

ふと思いついた仕事はすぐにしなきゃいけないと焦る気持ちになりがちですが、少し冷静になってみましょう。今すぐにする必要はないかもしれません。タスクには「最優先」、「いつものルーチンワーク」、「余力があればやりたい」などの優先順位を明確に決めてください。上で紹介したように最優先タスクをする時間を決めて、その時間がきたら現在進行中の仕事を捨ててでも取り組みましょう。メリハリが大事です。

なんでもメモしてすぐ捨てる

タスクを行う上で欠かせないものはメモです。覚える量は膨大ですから、メモをとっておくとタスク管理で非常に役立ちます。またメモにアウトプットすると集中力が増す効果もあります。良いことばかりのメモですが増え続ける情報は整理しなければ、何を優先して処理すべきか分からなくなってしまいます。何でもメモするだけでなく、終わったメモは捨てる癖をつけましょう。いつまでも残していてはタスク管理で邪魔になるだけです。どうしてもメモが捨てづらい人は終了済みのメモを入れる場所を作って管理しても構いません。

タスク管理に時間をかけない!

実は一番重要な事項です。タスク管理はあくまでタスクを効率良く遂行するためのものなので、タスク管理に時間をかけすぎていては本末転倒です。完璧を求めすぎないようにしましょう。仕事は後々いくらでも発生するので、予定通りに終わることは稀です。手軽で簡単に終わるタスク管理術を身につけましょう。そのために次で紹介するアプリを利用してみてください。

 

効率重視!タスク管理に使えるおすすめアプリ

Lifebear

画像:著者撮影

日本最大級の手帳アプリで、カレンダー、日記、ToDo、ノートなどプライベートだけでなくビジネスにも役立つ機能が盛りだくさんです。これだけ多機能にも関わらず、初心者に扱いやすい操作性で多くの人が利用しています。カレンダーでは月・週・日別の表示、タスクのラベルは色の変更など、見やすいような工夫がされています。有料プランではスタンプを取得して貼り付けられるため、さらにカレンダーが華やかになるでしょう。あなたの好きなようにカレンダーをカスタマイズしてみてください。

ToDoではプロジェクト、タグ分けなど複数人での管理がしやすいです。有料プランになればさらに最大作成プロジェクト数の増加、サブタスクの開放などで、ビジネス面では大いに役立ってくれます。そして最大の特徴はパソコンでも使えることで、外出先ではスマホ、自宅・会社ではパソコンといったようにタスク管理の効率を最大限まで高めてくれる手帳アプリです。

 

Lifebear 公式サイト

Stibo -付箋メモ帳-

画像:著者撮影

緊急にメモをとりたいとき大活躍する付箋は、貼り付けることもできて色々な場面で重宝します。そんな付箋がアプリになりました。表示スタイルが縦と横の2種類用意されていて、自分が書いた内容を一目で確認できます。ただの付箋だけでなくアラーム通知など、アプリならではのかゆいところに手が届く機能も搭載されています。

まず付箋の色はタスク分けしやすいように変更可能です。仕事なら青、プライベートな用事なら緑といったように変更すると、分かりやすいです。付箋には写真を貼付できますから、文字だけじゃ分かりにくいタスクの補足に一役買ってくれるでしょう。クイックモードでは余計なアニメーションをカットしてくれるので、少しでも早くメモしたいときに利用してください。

iライフログ

画像:著者撮影

あなたの毎日の行動を記録してくれるアプリがiライフログです。使い方も簡単で、ログ開始のタブで当てはまるタスクアイコンをタップするだけで記録を開始してくれます。終了するときは開始された該当のアイコンをアップして、終了を選択します。現在の時刻が下に表示されるので、正しければ完了をタップしましょう。時刻の修正も可能です。

タスクアイコンはアイコンの種類、名前、タグ、保存先カレンダーをカスタマイズできます。追加もできるのでもっと細かく管理したい人は、編集してみましょう。さらに位置情報を利用した自動ログ機能もあります。出発地や到着地を地図から設定しアイコンをタップするだけです。設定のときに決めた到着地の半径に辿りつくとログ計測を終了します。細かくログをとって自分の生活を見直してみてください。時間を使いすぎている行動が判明し、どの分野が自分の得意なのか能力も把握できるでしょう。

Evernoteの連携機能があり、合わせて使うと効果的です。

すぐに実感できる!効率アップのタスク管理術を試してみて

色々考えながらの仕事や家事の処理効率は3分の1以下まで下がります。しかしアプリを駆使してタスク管理を上手にすれば効率は3倍になります。さらに集中力を高めることで3倍の効率に増し、3×3で約10倍の効率で動くことが可能です。紹介したすぐに実感できるタスク管理術を試してみてください。

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