見せたい、渡したいデータを選別できる！「Googleドライブ」の共有機能が便利すぎる

データを誰かに渡すときは「メール」が一般的ですが、写真や動画などの容量があるものは向いていません。そんなときに役立つのが、データを一時的にアップロードして、相手に好きなタイミングでダウンロードしてもらう「オンラインストレージ」です。

そのサービスの1つが、Google社が提供する「Googleドライブ」。Googleアカウントさえあれば、最大15GB（Gmail、Googleフォトと共用）まで無料でデータを保存できます。

そんなGoogleドライブの便利機能の1つに「共有」があります。この機能、使いこなせばビジネスでもプライベートでも、かなり役立つんです！

「見せるだけ」「編集もOK」共有レベルも範囲も自由に選べる！

Googleドライブにアップしたデータは、同じGoogleアカウントを持つほかのユーザーを招待して自由に共有できます。たとえば旅行などに行ったあと、複数人で写真を共有するケース。それぞれに「自分が映った写真」だけを閲覧可能にしつつ、幹事には全部見せる…なんて指定もできます。

さらに、「閲覧のみ」「編集可」などの「共有レベル」も変更できます。これは、Googleのドキュメントやスプレッドシートを共有するときに便利な機能で、「会計のデータをAさんには見せるだけ、BさんとCさんは中身のデータも変更できるようにしたい」といったときに、Aさんは「閲覧のみ」、BさんとCさんは「編集可」にすれば、それを実現できます。

なお、すべてのデータは更新履歴が残り、編集前のデータにすぐ戻せます。書類などを複数のユーザーで共有していると同時に編集することもあるので、うっかり上書きしてしまっても、前のデータを復元できるので安心です。

GoogleアカウントがなくてもOK！教えるだけで共有できるリンクも作れます

「同窓会で撮った写真を共有したい」と思っても、みんなのGmailアドレスがわからない…なんてことはありませんか？ しかし、Googleドライブは、Googleアカウントを持たない人にも「共有リンク」を教えることでデータを共有できます。

やり方は、共有したいデータを選択したあと、「リンクの共有」画面で「オン－リンクを知っている全員」を選べばOK。あとは「共有可能なリンクを取得」して、共有したい人にメールやLINEなどで伝えれば、ブラウザ経由で共有できます。

ただし、このリンクによる共有は、個別に共有レベルは設定できません。「編集可」にすると、リンクを知っている全員に適用されるので、その点は注意しましょう。

多くの人に写真を送ったり、文章や表を編集するたびに全員に送ったりするのは、とんでもなく面倒です。でも、Googleドライブの共有機能を活用すれば、そんなわずらわしさから解放されます。まだ使ってない人は、ぜひこの機会に導入してみてください！

【こんな人におすすめ】いろいろな人とデータを共有したり共同で編集したりすることが多い人

・Googleアカウントを持っていて、周りも持っている人が多い
・文書や表、資料などを社内外でよく共有する
・とにかくデータを誰かに渡す機会が多い人におすすめ

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